Waar het ene festival eindigt en het volgende alweer begint

Een dag in het leven van een meewerkend voorman logistiek in de washal van Van Overbeek.

Werken in de logistiek van de evenementenbranche betekent werken op momenten dat anderen slapen en doorgaan wanneer anderen stoppen. Achter ieder festival, iedere camping en ieder evenement draait een logistiek proces dat tot in detail moet kloppen. Bij Van Overbeek Sanitair begint dat proces in de washal, waar sanitaire units worden klaargemaakt voor transport naar festivals door heel Nederland.

Hoe ziet zo’n werkdag eruit? En wat vraagt het van iemand die werkt als logistiek medewerker in deze branche?

Voor de meewerkend voorman logistiek van Van Overbeek begint dat al voordat de meeste mensen hun wekker horen.

Als de meeste mensen nog slapen, staat hij al in de washal. Half vijf ’s ochtends, soms kwart voor vijf. Hij staat er vroeg, omdat hij precies weet wat er gebeurt als hij er niet staat: dan komt alles stil te staan. De chauffeurs die niet kunnen laden, de planning die begint te schuiven, de levering die vertraging oploopt nog voordat het evenement begonnen is.

Hij is degene die ervoor zorgt dat de washal draait voordat de rest van de organisatie op gang komt.

Geen dag hetzelfde

Werken in de logistiek bij Van Overbeek Sanitair betekent werken in een omgeving waar geen dag hetzelfde is. In het laagseizoen begint de dag om 07:30 uur en wordt eerst de planning doorgenomen. De focus ligt op verhuur, waarna er ruimte ontstaat voor onderhoud aan de units en materialen, al kan dat binnen de evenementenbranche elk moment veranderen.

In het hoogseizoen verschuift alles. De dagen beginnen eerder, eindigen later en volgen zelden een vast patroon. Wat blijft, is de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de washal draait voordat de rest van de organisatie op gang komt. Dat de units klaarstaan, dat de doorstroom klopt en dat chauffeurs zonder vertraging kunnen vertrekken richting hun volgende evenement.

Van evenement terug naar inzetbaar

Wanneer een vrachtwagen het terrein oprijdt met units van een evenement, begint het proces opnieuw. De chauffeur meldt zich en de meewerkend voorman logistiek wijst een plek aan en vanaf dat moment gaat het snel. De units worden geopend en gecontroleerd op schade en manco’s (ontbrekende of beschadigde onderdelen). Toiletpapier en handdoeken die retour komen, worden geteld en geregistreerd. Eventuele bijzonderheden worden vastgelegd met foto’s.

Daarna volgt de technische kant: aansluiten op water en elektra, het leegmaken van alle onderdelen zoals slangen en koppelingen en vervolgens het reinigen van de unit. Stap voor stap wordt iets wat net nog midden op een festival stond, weer klaargemaakt voor het volgende project.

Hoe die units eruitzien bij terugkomst? Dat verschilt enorm. Het hangt af van het type evenement, het publiek en misschien nog wel het meest van het weer. Een zonnig weekend op een rustig evenement levert iets heel anders op dan een modderig festivalterrein na dagen regen.

Of het nu de Libelle Zomerweek is of de Zwarte Cross, dat maakt een wereld van verschil. Meestal komen de units veegschoon terug, maar het gebeurt net zo goed dat ze tot aan het plafond onder de modder zitten, of erger.

Wat je dan aantreft, is iets waar ze in de washal allang niet meer van opkijken. Door de jaren heen is vrijwel alles wel een keer voorbijgekomen: van complete kledingsets tot spullen waar je niet eens bij stilstaat. Ook resten van middelengebruik op evenementen kom je af en toe tegen in de units. Het hoort erbij. Niet opvallend, niet bijzonder, gewoon onderdeel van het werk.

Wat niet op de pakbon staat

Een groot deel van het werk speelt zich af buiten het zicht van de buitenwereld. Op het planbord hangen de pakbonnen op datum, overzichtelijk geordend voor de dagen die komen gaan. Deze worden door de meewerkend voorman één voor één doorgelopen, gecontroleerd en vertaald naar duidelijke instructies voor de rest van het proces.

Op de stickers die worden gemaakt, staat alles wat nodig is: de leverdatum, het projectnummer, het evenement, eventuele sublocaties en alle benodigdheden die mee moeten. Het vormt een extra controle, een vangnet voor de chauffeur en een manier om in drukke periodes fouten te voorkomen.

Maar niet alles laat zich vangen in een pakbon. Ervaring speelt minstens zo’n grote rol.

“Soms weet ik van een vorige editie dat er bijvoorbeeld een langere slang nodig is, omdat de aansluiting door een binnenruimte loopt. Dat staat nergens, maar als je dat vergeet, heb je een probleem. Dat is iets wat je alleen weet als je hier al jaren rondloopt.” vertelt de meewerkend voorman van Van Overbeek.

Tot tien tellen. Of duizend.

Zeker in het hoogseizoen vraagt het werk om continu schakelen. Planningen veranderen, chauffeurs komen eerder of later, situaties op locatie wijken af van wat vooraf bedacht is. Wat ’s ochtends nog vaststaat, kan een paar uur later alweer anders zijn.

Als meewerkend voorman zit je daar middenin. Je houdt contact met chauffeurs, de planning en accountmanagers, terwijl je tegelijkertijd het overzicht bewaart in de washal. Er speelt veel tegelijk en dat vraagt om rust, overzicht en het vermogen om snel te blijven nadenken en schakelen.

Op momenten dat de druk oploopt, is het soms even afstand nemen, opnieuw overzicht creëren en daarna weer door. Juist die manier van werken zorgt ervoor dat het proces blijft draaien, ook wanneer alles tegelijk lijkt te komen.

De schakel waar alles samenkomt

De washal is misschien niet het eerste waar mensen aan denken bij festivals en evenementen, maar binnen Van Overbeek vormt het een onmisbare schakel in het geheel. Hier wordt bepaald of alles doorloopt zoals gepland, of dat het ergens vastloopt.

Zodra het hier stokt, heeft dat direct gevolgen. Chauffeurs kunnen niet vertrekken, leveringen lopen vertraging op en de planning op het evenemententerrein komt onder druk te staan. Wat daar zichtbaar is, begint hier achter de schermen.

Het is de plek waar alles samenkomt: alles wat terugkomt van locatie wordt gecontroleerd, gereinigd en klaargemaakt voor de volgende inzet. Werk dat zelden in beeld is, maar wel bepalend is voor het eindresultaat.

Precies daar ligt de rol van de meewerkend voorman: zorgen dat alles blijft draaien, zonder dat het opvalt.

Waarom dit werk blijft trekken

Werken in deze rol betekent verantwoordelijkheid, afwisseling en continu schakelen. Geen dag is hetzelfde en juist dat maakt het werk interessant voor mensen die vooruitdenken, overzicht houden en graag aanpakken.

Je werkt in een team dat hetzelfde doel voor ogen heeft: zorgen dat alles klopt, nog voordat het zichtbaar is op locatie.

Trots zit in de momenten die je niet plant

De trots zit niet in de dagen waarop alles volgens plan verloopt, maar juist in de momenten waarop dat plan losgelaten moet worden. In periodes waarin alles tegelijk komt, omstandigheden veranderen en niets vanzelf gaat.

Het zijn juist die momenten waarop, na een intensief hoogseizoen, duidelijk wordt wat er samen is neergezet. Wanneer alle uitdagingen, van weersinvloeden tot onverwachte situaties, zijn overwonnen en het uiteindelijk toch gelukt is om alles draaiende te houden, geeft dat een sterk gevoel van voldoening.

Niet omdat alles perfect is gegaan, maar omdat het samen is opgelost. Omdat iedereen zijn verantwoordelijkheid pakt, meebeweegt wanneer het nodig is en blijft doorgaan tot het staat. Juist dat gezamenlijke karakter, het met elkaar voor elkaar krijgen, maakt het werk waardevol.

04:30 uur en weer door

En dus begint het de volgende ochtend opnieuw, nog voordat de dag officieel begint. Niet als herhaling van gisteren, maar als het logische vervolg van een proces dat nooit echt stilstaat. Wat de dag ervoor is binnengekomen, wordt vandaag weer klaargemaakt voor vertrek. Wat gisteren nog een modderige unit was, staat nu weer gereed voor een volgend evenement.

Nog voordat de eerste chauffeurs zich melden, is de richting al bepaald. De pakbonnen liggen klaar, prioriteiten zijn helder en de eerste stappen zijn gezet. Gedurende de ochtend loopt alles steeds verder in elkaar over, terwijl de meewerkend voorman daar continu tussendoor beweegt. Hij houdt overzicht, stuurt bij waar nodig en zorgt dat alles blijft doorlopen, vaak al voordat iemand anders doorheeft dat er iets moet gebeuren.

Ergens verderop, op een terrein waar straks alles moet kloppen, wordt daar uiteindelijk op gebouwd. Zonder dat iemand ziet waar het begonnen is, maar volledig afhankelijk van hoe het hier is voorbereid.

Werken bij Van Overbeek?

Benieuwd hoe het is om onderdeel te zijn van een team dat achter de schermen festivals en evenementen mogelijk maakt? Waar geen dag hetzelfde is en waar jouw inzet direct zichtbaar is in het eindresultaat?

Bekijk onze vacatures op werkenbijvanoverbeek.nl of kom langs voor een kop koffie.